UNISA SwaMahasiswa

UNISA_SwaMahasiswa [UNISA Swa Mahasiswa] adalah Sistem pelayanan mandiri yang dilakukan oleh mahasiswa Universitas ‘Aisyiyah (UNISA) Yogyakarta. Aplikasi ini digunakan untuk menggantikan proses manual dan menghilangkan antrian. Sistem ini terintegrasi dengan Sistem Informasi Manajemen Perguruan Tinggi Terpadu Universitas ‘Aisyiyah Yogyakarta.

UNISA SwaMahasiswa

Aplikasi: https://play.google.com/store/apps/details?id=yogyakarta.unisa.UNISA_SwaMahasiswa
(kata kunci: UNISA, SwaMahasiswa)

Mahasiswa dapat melakukan presensi dari mana pun secara mandiri menggunakan aplikasi UNISA SwaMahasiswa, baik untuk kegiatan daring maupun luring. Selain itu, aplikasi ini dapat digunakan untuk peminjaman inventaris, perpanjangan pinjaman, presensi lahan dan presensi non perkuliahan.

— UNISA SwaMahasiswa

https://bptsi.unisayogya.ac.id/unisa_swamahasiswa/ 2018-09-24 14:40:17

Fitur

• Presensi kehadiran perkuliahan teori, tutorial, praktikum dan lainnya di dalam kelas menggunakan QR-Code
• Peminjaman inventaris menggunakan QR-Code (13102018)
• Perpanjangan peminjaman pustaka menggunakan QR-Code (13102018)
• Presensi kehadiran KKN/Praktekmenggunakan QR-Code (22102019)
• Presensi kehadiran non perkuliahan menggunakan QR-Code, misalnya untuk Masa Orientasi, Baitul Arqom, dsb.

Presensi Perkuliahan

Untuk mendapatkan tujuan adanya peningkatan kualitas, kecepatan dan efisiensi; serta menurunkan biaya presensi, maka dibuatlah metode untuk melakukan presensi. Pertama, presensi dilakukan secara manual, dirasakan sangat tidak efektif dan efisien. Membutuhkan banyak waktu dan tenaga (ambil presensi, mengembalikan presensi, input presensi) serta biaya (cetak, rekrut SDM). Belum resiko presensi terbawa dosen/mahasiswa, resiko presensi hilang, dan sebagainya. Meskipun demikian, metode ini tidak dapat ditinggalkan karena terkadang ada error pada sistem, listrik mati, mahasiswa tidak punya/membawa smartphone, dan masalah lain. Kemudian, terfikir untuk melakukan presensi menggunakan barcode. Mulailah dibuatkan kartu mahasiswa dengan barcode, meniru perpustakaan. Sistem presensi juga dibangun. Pernah diuji-coba pada 1 matakuliah (D4 Kebidanan, dr Syafiq) ketika masih di kampus 1. Namun, tidak pernah dilaksanakan karena dirasa menyita waktu untuk presensi (5-10 menit). Meskipun demikian, metode presensi ini masih dapat digunakan. Kemudian, pada saat mahasiswa S2 Ilmu Kebidanan melakukan International Practice Project ke bagian Akademik, Akademik meminta tolong untuk dibuatkan ide/gagasan presensi elektronik. Mahasiswa menyanggupi dan mendapatkan artikel mengenai presensi menggunakan QR Code di Universitas Malaysia. Dosen cukup menunjukkan QR Code pada Slide, kemudian mahasiswa tinggal presensi dengan cara ‘memotret’ QR Code yang tampil tersebut secara serentak, sehingga presensi dapat dilakukan dengan waktu yang relatif singkat.

Gambar di atas adalah tampilan aplikasi ketika mahasiswa akan melakukan presensi. Untuk ke depan dimungkinkan untuk menambah tombol selain presensi, misal: Presensi Praktik di Lahan (misal: KKN, Praktik Klinik, dsb), Presensi Kegiatan Umum (misal: Masa Orientasi, Baitul Arqom, Wisuda, dsb), Bimbingan (misal: PA, Karya Tulis, dsb), Peminjaman/Perpanjangan (misal: Peminjaman Alat, Perpanjangan Pustaka, dsb) dan sebagainya.

Gambar di atas adalah tampilan sistem informasi yang tampil di sisi dosen (alamat: http://sim.unisayogya.ac.id/simptt-presensikuliah/). Percobaan riil pertama dilakukan pada perkuliahan program studi Teknologi Informasi, dengan dosen Tikaridha Hardiani, S.Kom., M.Eng, matakuliah Matematika Diskrit, pada waktu 31 Mei 2018 jam 13:00, di ruang A.4.06, jumlah peserta 2 orang agar tidak terjadi huru-hara jika ada masalah. Kemudian, mulai tanggal 8 Juni 2018 2018 dilakukan percobaan ke semua prodi

Cara Kerja

Bagian Penjadwalan memasukkan jadwal perkuliahan melalui simptt-akademik atau simptt-laboratorium. Dosen dapat masuk ke dalam sistem-presensikuliah dengan NIP/NIDN dan password yang dimiliki (sama dengan password untuk masuk simptt-sdm). Dosen hanya dapat masuk ke dalam matakuliah yang sudah dimasukkan jadwalnya oleh Bagian Penjadwalan. Mahasiswa melakukan presensi dengan alternatif sebagai berikut: (1) presensi menggunakan smartphone dan QR Code; (2) jika tidak bisa, presensi menggunakan kartu mahasiswa dan barcode-scanner, (3) jika tidak bisa, ketik nim pada kotak yang disediakan.

Jika Dosen atau sebagian/seluruh mahasiswa tidak bisa melakukan presensi, maka presensi menggunakan metode manual yang nantinya akan diinput oleh Bagian Penjadwalan. Sehingga presensi dapat dilakukan dengan mencampurkan semua metode, misalnya di dalam kelas ada 40 mahasiswa, bisa jadi 20 orang presensi dengan QR Code, 5 orang dengan barcode, 8 orang dengan ketik nim dan 7 orang manual.

Pada saat pertama kali aplikasi digunakan, aplikasi akan meminta pengguna untuk memasukkan nim dan user. Apabila terverifikasi pada basis data Universitas, maka data nim dan user disimpan, agar tidak perlu memasukkan lagi nim dan user pada masa mendatang. Proses ini kurang lebih membutuhkan koneksi data 5 kilo byte atau sama dengan 40 kilo bit. Setelah itu, mahasiswa dapat langsung melakukan presensi dengan kebutuhan koneksi data 5 kilo byte atau sama dengan 40 kilo bit, karena tidak perlu proses verifikasi lagi. Untuk presensi berikutnya, mahasiswa langsung bisa melakukan presensi tanpa perlu memasukkan lagi nim dan user, tetapi perlu dilakukan verifikasi terhadap seting nim dan user yang tersimpan secara otomatis. Proses ini membutuhkan koneksi data 7 kilo byte atau sama dengan 50 kilo bit. Sehingga untuk presensi pertama membutuhkan koneksi data 10 kilo byte atau sama dengan 80 kilo bit dan presensi berikutnya hanya membutuhkan koneksi data 7 kilo byte atau sama dengan 56 kilo bit. Apabila mahasiswa berlangganan kuota internet sebesar 1 Gigabit, maka mahasiswa tersebut dapat melakukan presensi sebanyak 17.857 kali, atau menggunakan hanya 0,0056% dari kuota internetnya.

Berdasarkan pengujian yang dilakukan secara internal, media simpan yang digunakan adalah sebesar 10,11 Mega Byte, sedangkan kapasitas smart phone yang digunakan adalah 2 Giga Byte yang setara dengan 2.000 Mega Byte, sehingga hanya menggunakan kapasitas sebesar 0,505%. Sedangkan versi terakhir membutuhkan media simpan 21,17 Mega Byte 21,67 Mega Byte. Versi pertama dapat diinstall pada Android versi di bawah 4, sedangkan untuk versi terakhir minimal Android versi 4.1. Kemudian, selama aplikasi berjalan, baterai yang terpakai mendekati 0% (tidak mungkin pas 0%). Kemudian, memori yang digunakan ketika menjalankan aplikasi ini hanya 1,3 Mega Byte, sedangkan kapasitas smart phone yang digunaan adalah 1 Giga Byte yang setara dengan 1.000 Mega Byte, sehingga hanya menggunakan kapasitas sebesar sebesar 0,13%. Sedangkan versi terakhir membutuhkan memori 3,1 Mega Byte.

Secara teori dan dalam kondisi normal, untuk koneksi dengan GPRS dengan kecepatan hingga 114 kbps, maka presensi dapat dilakukan selama 0.70 detik. Untuk koneksi dengan EDGE dengan kecepatan hingga 384 kbps, maka presensi dapat dilakukan selama 0.21 detik. Untuk koneksi dengan 3G, 4G dan seterusnya, yang setidak-tidaknya memiliki kecepatan 14.000 kbps, maka presensi dapat dilakukan dalam waktu mendekati 0 detik.

Sumber daya yang digunakan relatif kecil, yaitu mencakup jaringan, media simpan, baterai dan memori. Sehingga tidak membutuhkan smart phone dengan teknologi tinggi dan tidak membutuhkan koneksi cepat.

Catatan (22102019):

Proses otomatisasi dan keamaan dilepas agar presensi dapat dilakukan dengan cepat dan ringkas. Otomatisasi dipindah ke dalam event basis data setiap tengah malam, sedangkan keamanan diserahkan ke dosen yang bersangkutan dengan adanya fitur kunci kehadiran. Mahasiswa yang sudah dikunci oleh dosen tidak dapat melakukan presensi, meskipun dari admin Akademik/Lab.

Bagaimana Menggunakan Aplikasi UNISA Swa Mahasiswa?

User Demo

UNISA_SwaMahasiswa (NIM, Username dan Password hanya sekali isi)

sim.unisayogya.ac.id/simptt-presensikuliah/

Demikian, semoga bermanfaat. [bst]