Sinkronisasi dan Notifikasi Surat Elektronik Secara Real-Time

Internet adalah sebuah fenomena yang luar biasa. Bagaimana tidak, informasi begitu mudahnya didapat melalui sarana internet. Kalau jaman dahulu orang harus berkirim surat untuk melakukan korespondensi dengan teman atau keluarga. Surat tersebut dapat sampai berhari-hari, bertahun-tahun bahkan mungkin tidak pernah sampai sama sekali. Namun, dengan adanya internet, surat menyurat menjadi lebih mudah, yaitu melalui surat elektronik atau email.

Salah satu cara untuk membuka surat elektronik adalah dengan menggunakan web browser seperti yang dibahas pada artikel Cara Memakai Web mail.say.ac.id. Cara tersebut adalah cara tradisional yang membutuhkan peran aktif dari pengguna, dalam artian apabila pengguna tidak membuka surat elektronik tersebut, maka surat tidak dapat dibaca, sedangkan surat datangnya tidak dapat diduga-duga. Kadangkala ada surat yang sampai hari ini dan memiliki tenggat pengerjaan hingga keesokan harinya saja, padahal pengguna baru membuka malam harinya. Akibatnya pekerjaan dikerjakan secara lembur atau bahkan tidak dikerjakan sama sekali.

Masalah di atas dapat diatasi apabila pengguna menginstal/memasang perangkat lunak surat elektronik, baik pada komputer maupun pada perangkat telepon pintar. Perangkat lunak tersebut akan mensinkronkan atau menyamakan surat elektronik dengan penyedia layanan seperti mail.google.com, mail.yahoo.com, mail.say.ac.id dan sebagainya. Apabila ada surat elektronik yang masuk, maka perangkat lunak tersebut akan memunculkan notifikasi berupa teks beserta nada bunyi pada interval tertentu, misalnya 30 menit sekali, tergantung dari pengaturan pengguna.

Pada tutorial kali ini akan dibahas bagaimana cara memasang Thunderbird Mail di komputer (multiplatform) dan K-9 Mail di telepon pintar Android. Untuk perangkat lunak lain atau sistem operasi lain langkah dapat menyesuaikan.

Sinkronisasi dan Notifikasi Surat Elektronik Melalui Komputer Menggunakan Thunderbird Mail

1. Install/pasang Thunderbird Mail:
   1. Ubuntu Linux
      sudo apt-get install thunderbird
   2. Windows
      Unduh perangkat lunak untuk memasang pada alamat https://www.mozilla.org/en-US/thunderbird/download, kemudian install/pasang aplikasi tersebut (manual: http://mzl.la/1ApHlzk)
2. Buka Thunderbird Mail, apabila belum ada akun yang pernah diatur, maka akan muncul tampilan seperti pada gambar di bawah ini:

   

   Tekan tombol Skip this and use my xisting email. Namun, apabila sudah ada pengaturan sebelumnya, maka pengguna akan masuk ke antarmuka utama dari Thunderbird Mail, kemudian klik kanan pada folder view, pilih Settings.

   

   Klik Mail Action > Add Mail Account.

3. Masukkan nama untuk ditampilkan kepada penerima email pada bagian Your name, alamat surat elektronik pada bagian Email address dan kata kunci pada bagian Password. Centang Remember password dan klik tombol Continue seperti pada gambar di bawah ini:

   

4. Pada jendela berikutnya, pilih IMAP, kemudian klik Manual config seperti pada gambar di bawah ini:

   

5. Pastikan pengaturan seperti pada gambar di bawah ini, kemudian klik tombol Re-test. Apabila tidak berhasil, maka SSL bisa diganti dengan nilai yang lain.

   

6. Akhiri dengan menekan tombol Done seperti pada gambar di bawah ini.

   

7. (Optional) Ketika mengirimkan surat elektronik pertama kalinya, pengguna akan dihadapkan pada permintaan untuk melakukan pengecualian keamanan, maka pengguna dapat memilih tombol Confirm Security Exception seperti pada gambar di bawah ini:

   

Sinkronisasi dan Notifikasi Surat Elektronik Melalui Komputer Menggunakan K-9 Mail

1. Instal K-9 Mail (dibuat oleh K-9 Dog Walkers) melalui Play Store
2. Apabila baru pertama kali dipergunakan, maka pengguna akan diberi ucapan selamat datang dan menambahkan satu akun surat elektronik ke dalam K-9 Mail seperti pada gambar di bawah ini:

   

   Namun, apabila sudah ada akun yang terdaftar, maka pengguna dapat membuka menu dan menekan Add account.

3. Masukkan alamat surat elektronik (misal: basit@say.ac.id) dan kata kunci pada kotak yang tersedia seperti pada gambar di bawah ini:

   

4. Pilih jenis akun IMAP seperti pada gambar di bawah ini:

   

   Kemudian pilih Security TLS (if available) dan tekan tombol Next. Lakukan lagi hal yang sama pada halaman berikutnya, yaitu pilih Security TLS (if available) dan tekan tombol Next.

5. Ubah Folder poll frequency sesuai dengan keinginan, misalnya 30 menit, dan akhir dengan menekan tombol Next.