Ilmu adalah sesuatu yang harus dimiliki untuk mengerjakan sesuatu. Dengan ilmu, pekerjaan akan menjadi mudah, efektif dan efisien. Pada kesempatan ini, BPTI akan membagikan ilmu untuk membuat email resmi, misalnya: redaksi@tamanpena.com dari situs http://www.tamanpena.com (karena http://www.say.ac.id tidak dipasang di penyedia hosting), di mana web dan email tersebut dipasang di salah satu hosting di Yogyakarta. Seperti biasa, admin dari web akan mendapatkan fasilitas untuk melakukan administrasi situs menggunakan Cpanel. Dari Cpanel ini, admin dari web dapat menambah email, melakukan administrasi basis data, memasang web dan sebagainya.
Salah satu fitur dari hosting adalah batasan spasi yang dipakai. Spasi yang dipakai merupakan total penggunaan semua spasi, mulai dari inbox pada email, besarnya basis data, besarnya berkas yang ada di web, dan yang lainnya yang membutuhkan spasi. Misalnya suatu situs berlangganan hosting dengan spasi maksimal 300MB. Apabila basis data menghabiskan spasi 100MB dan web menghabiskan spasi 150MB, maka sisa spasi tinggal 50 MB. Oleh karena itu, terkadang admin web enggan mengaktifkan email resmi karena dikhawatirkan akan menghabiskan spasi. Namun, disinilah letak kesalahannya karena kurangnya pengetahuan.
Email Resmi, Mengapa Harus Dipakai?
Apakah sama antara orang yang mengetahui dengan orang yang tidak mengetahui? Tentu saja tidak! Marilah kita mencoba berfikir sejenak dengan menjawab pertanyaan-pertanyaan berikut:
- Apabila Anda mendapat email dari redaksitamanpena@gmail.com, percayakah bahwa email itu berasal dari pengelola situs www.tamanpena.com?
Jawabnya tentu saja tidak atau meragukan. Sebagian besar orang enggan untuk mencari informasi lebih lanjut, sehingga email kemungkinan akan langsung dihapus atau informasi yang dikirimkan dibaca tetapi tidak dipercaya. - Apabila Anda mendapat email dari redaksi@tamanpena.com, percayakah bahwa email itu berasal dari pengelola situs www.tamanpena.com?
Jawabnya tentu saja percaya.
Itulah arti penting email resmi, KEPERCAYAAN. Hal utama dari bisnis adalah kepercayaan. Apabila rekan bisnis atau pelanggan sudah tidak percaya, maka bisnis akan menjadi terancam.
Email Resmi Tanpa Spasi, Bagaimana Caranya?
- Buatlah email tidak resmi di salah satu dari sekian banyak layanan email gratis yang memiliki spasi yang besar, misalnya: gmail, ymail dan sebagainya. Pada kasus ini menggunakan email redaksitamanpena@gmail.com
- Masuk ke dalam Cpanel dari situs resmi, pada kasus ini pada alamat http://www.tamanpena.com/cpanel
- Buat akun email
- Pada Bagian Mail, pilih Email Accounts seperti pada gambar di bawah ini:
buat akun email 1 (sumber: dokumentasi pribadi) - Isikan nama akun dan password-nya. Setting kuota dari email apabila diperlukan dan klik tombol Create Account seperti pada gambar di bawah ini:
buat akun email 2 (sumber: dokumentasi pribadi)
- Pada Bagian Mail, pilih Email Accounts seperti pada gambar di bawah ini:
- Buat filter email untuk meneruskan (forward) email
- Pada Bagian Mail, pilih Account-Level Filtering seperti pada gambar di bawah ini:
forward email dengan filter 1 (sumber: dokumentasi pribadi) - Klik tombol Create a New Filter seperti pada gambar di bawah ini:
forward email dengan filter 2 (sumber: dokumentasi pribadi) - Isi nama filter dengan nama yang mewakili isi dari filter dan belum pernah digunakan sebelumnya. Untuk melakukan penerusan email tanpa membutuhkan spasi, maka diperlukan dua langkah berikut (perhatikan gambar di bawah ini):
(1) Isi Rules dengan To – contains – email_resmi (contoh: redaksi@tamanpena.com) dan isi Actions dengan Redirect to Email – email_tidak_resmi (contoh: redaksitamanpena@gmail.com). Artinya: apabila ada email yang dikirim ke alamat email (To) yang memiliki alamat yang mengandung (contains) email_resmi, maka email tersebut akan di sampaikan ke (Redirect to Email) email_tidak_resmi.
Mengapa menggunakan contains, bukan equals? Karena contains akan mengakomodir email yang ditujukan ke banyak alamat, misalnya: to redaksi@tamanpena.com, redaksi@penerbitx.com, stikesayo@say.ac.id, sedangkan equals hanya mengakomodir email yang ditujukan ke alamat yang spesifik, misalnya: to redaksi@tamanpena.com
(2) Tambahkan aksi pada Action berupa Discard Message yang berarti menghapus email yang masuk tadi, sehingga tidak ada email yang disimpan ke dalam situs, dengan kata lain tidak membutuhkan spasi untuk email
Kemudian tekan tombol Save untuk menyimpan filter tersebut
forward email dengan filter 3 (sumber: dokumentasi pribadi) - Filter dapat dibuat untuk banyak akun, atau dalam satu akun terdapat beberapa filter
forward email dengan filter 4 (sumber: dokumentasi pribadi)
- Pada Bagian Mail, pilih Account-Level Filtering seperti pada gambar di bawah ini:
Menghubungkan Email Dengan Smartphone
Setelah email resmi (redaksi@tamanpena.com) berhasil di teruskan ke email tidak resmi (redaksitamanpena@gmail.com), maka langkah terakhir adalah menghubungkan email tidak resmi dengan smartphone. Mengapa bukan email resmi? Karena email resmi tidak disimpan (discard message). Adapun caranya dibahas pada artikel Sinkronisasi dan Notifikasi Surat Elektronik Secara Real-Time
